Papírok rendszerezése: iratok, számlák, egyebek

   Otthoni irataink selejtezése és a megőrzendők rendszerezetten tárolása elemi érdekünk és folyamatos feladatunk.

   Legegyszerűbb kicsiben kezdeni: akár kamaszkortól, a saját dokumentumainkkal, amikor még kevés van, például orvosi papírok, bizonyítványok, esetleg banki szerződés és kivonatok - az egész egy vékony dossziéban is elfér, elegendő lehet egy-egy külön genotherm (lefűzhető műanyag tasak) a különböző témáknak. Aztán lépésenként úgyis bővülni fog a kör, jönnek újabb bizonyítványok, munkaszerződés, bérpapírok, adóhivatali iratok, lakás papírjai az adásvételi/bérleti szerződéstől a lakásbiztosításig, közüzemi számlák és csekkek, háztartási eszközök kezelési útmutatója és a garanciajegyek, házasságkötés iratai, gépjárművel kapcsolatos dokumentumok, jó esetben banki megtakarítás, majd a gyerekek egészségügyi papírjai satöbbi. Ezeket mint kezelni kell ahhoz, hogy a váratlan helyzetekben csak értük kelljen nyúlni, hogy minden meglegyen, hogy mindennek legyen saját helye.

   Neked is gondot okoz az iratok rendszerezése, tárolása és a rend megtartása?

   Az a lényeg, hogy rendszerben gondolkodjunk, összetett és lebontható rendszerben. A formája már mindegy is, kinek mi a kényelmes, logikus, tetszetős: dobozolni, lefűzni, polcon állítva tárolni, fiókban fektetve tárolni, egyebek. Elsőre várhatóan úgysem sikerül a végleges csoportosítási és tárolási módot megtalálni, a gyakorlatban majd csiszolódik mindkettő.

   Megmutatom, mi hogyan tároljuk a fontos és megőrzendő papírjainkat, és írok néhány példát a csoportosítási lehetőségekre is, de hangsúlyozom, hogy ez mind csak ötlet, inspiráció, tessék személyre szabni. :)

1.) Tárolás:

• a vitrin egyik polcán, ami csak az iratoké, lefűzős mappákban, tematizálva, címkézve (utóbbi most egységesítő átalakítás alatt):
• néhány mappán belül iratalcsoportok is vannak,
• mappacímek például: gépjárművek és biztosításaik, csekkek (benne: közművek és internet), bankok és lakáskassza, TGYÁS-GYED-GYES és munka-adóhivatal-nyugdíj, gyerek egészségügyi papírjai, saját eü.-i papírok, nem műszaki számlák és jótállások (pl. bútor, cipő), háztartási elektronika (benne: garanciák és használati útmutatók), archív iratok.

Irataink csoportosítása és tárolása

2.) A számlák és csekkek kezelése, ahogy nálunk működik:

• közös lefűzős mappában vannak,
• szolgáltatónként vannak elválasztva egymástól a csoportok (áram, víz, gáz, internet), színes kartonnal (stílszerűen kéket a víz elé, sárgát a gáznak :)),
• egy csoporton belül külön genothermben vannak: szerződéskötés, számlákra tűzött csekkek éves bontásban, esetleges egyéb iratok (gáznál például a kéményseprés, korábbi gázártámogatás papírjai),
• egy csoporton belül az időrendiség a következő: hátulról előre frissülnek az iratok, tehát a szerződéskötés van legalul, rajta az első év számlái a rátűzött csekkekkel, legfelül (vagyis az előlap mögött közvetlenül) az aktuális év már befizetett számlái a csekkekkel:

Számlák és csekkek rendszerezése szolgáltatónként, előlappal, címkézve I.

Számlák és csekkek rendszerezése szolgáltatónként, előlappal, címkézve II.

• a még be nem fizetett csekkeket magunkkal hordjuk, befizetés után azonnal rátűzöm a számlájára,
• a fizetetlen számlák egy közös, ideiglenes gyűjtőhelyen várják a csekkjüket: a mappák tetejére fektetem őket, így nem vesznek el, de mégis majdnem a helyükön vannak, kéznél; ugyanide kerülnek vissza csekkfeltűzés után is, mert nem egyenként teszem a mappába őket, hanem általában megvárok két havi adagot*:

Számlák és csekkek rendszerezése, a befizetésre váró számlák ideiglenes helye

3.) Kallódó vagy kallódásra hajlamos papírok kezelése:

• lásd a legutolsó pontot: mennek az ideiglenes gyűjtőhelyre, és havonta-kéthavonta szortírozom őket a megfelelő mappákba (ilyen például minden csekken fizetendő számla, GYES-es papírok, most az adóbevallásos csomagok is itt várnak),
• fizetendő csekkek mágnessel vannak kitéve a bejárati ajtóra (korábban a hűtőre), és amikor összegyűlik a hónapban fizetendő összes, az első adandó alkalommal mennek a postára,
• * Férj egy nagyobb fiókba gyűjti a folyamatosan érkező iratokat, hogy semmi ne vesszen el, mert ő évente maximum háromszor szánja rá magát egy nagyobb rendszerezésre, vagy amikor a fiók már megtelt - annyit azért már fejlesztett az ömlesztéses rendszerén, hogy elválasztó lapokat írt, azok alá kerülnek a papírjai, ezáltal sokkal gyorsabb lesz a későbbi mappába rendezés.

4.) Iratkezelési szabályaink a föntiek alapján:

• beérkező borítékot felbontatlanul nem hagyunk,
• a boríték rögtön a szelektíves szatyorban landol (a fóliaablakot kitépjük belőle),
• a kapott papírról azonnal eldöntjük, mi legyen a sorsa: csekk megy az ajtóra mágnessel, számla megy az ideiglenes gyűjtőhelyre és ott várja a csekkjét, sürgős kitöltendőt azonnal megcsináljuk vagy megy a hűtőre, teendőt nem igénylők szintén az ideiglenes gyűjtőhelyre (nálam ugye a mappák tetejére, Férjnél a fiókba),
• ha egy mappa túlcsordul, a tartalmát vagy áttesszük egy nagyobb mappába, vagy szükség esetén átcsoportosítunk, kényelem és ésszerűség dönt,
• időnként felül kell vizsgálni, mit tartunk meg továbbra is a helyén, mit archiválunk és mit dobhatunk ki.

   A selejtezés, rendszerezés szabályai ennél általánosabbak, de szívesen írok róla, illetve megmutathatom a föntieket is részletesebben, ha van rá igény.

   Jó tervezést, szervezést, rendszerezést! :)


   Ha tetszett a bejegyzés, véleményezd itt alul, kommentáld, és oszd meg másokkal is a tartalmat! :)